PROSES PUBLIC RELATIONS ( Materi Pak Zam )

1.       Definisi Permasalahan; apa yang terjadi sekarang? (Analisis Situasi)

2.       Perencanaan dan Program; apa yang harus kita lakukan, katakan dan mengapa alasannya? (Strategi)

3.       Aksi dan Komunikasi; bagaimana dan kapan kita bertindak dan mengatakan hal tersebut (Implementasi)

4.       Evaluasi Program; bagaimana kita telah melakukannya (Evaluasi)

1. Mendefinisikan Permasalahan

·         Praktisi PR harus dapat mengenal simtom dan penyebab.

·         Praktisi PR perlu melibatkan diri dalam penelitian dan pengumpulan fakta.

·         Praktisi PR perlu memantau dan membaca terus pengertian, opini, sikap, dan perilaku mereka yang berkepentingan dan terpengaruh oleh sikap dan tindakan suatu lembaga.

2. Perencanaan & Program

·         Praktisi PR sudah menemukan penyebab dan sudah siap dengan langkah-langkah pemecahan dan pencegahan.

·         Dirumuskan dalam bentuk rencana dan program termasuk anggaran.

·         Kesepakatan bersama dan mendapat dukungan penuh.

3. Aksi dan Komunikasi

Harus dikaitkan dengan objective/goal yang spesifik.

4. Evaluasi Program

Pengukuran atas hasil tindakan di masa lalu.

Mendefinisikan Masalah: Riset

Pengumpulan Fakta

·         Riset (desain; pengumpulan data primer, pengolahan data dan perumusan data): sampel yang diambil; jenis penelitian; lokasi responden; lamanya penelitian

·         Data-data sekunder

·         Content analysis. Analisis berita dari media-media utama.

·         Clipping service. Berita yang dianalisis disebar kepada eksekutifyang berkepentingan dan dimintai komentar. Berita-berita tertentu perlu diumumkan kepada karyawan.

Pengumpulan Fakta

Survei. Praktisi PR melakukan kunjungan.

Konsultasi. Jasa konsultan. Second opinion. Obyektif.

Pengumpulan fakta dari para pemimpin opini.

Buka telinga. Membentuk acara-acara khusus yang memberi kesempatan kepada pihak tertentu untuk memberi masukan.

Penelitian

Dibutuhkan untuk mendapatkan fakta atas simtom masalah dan untuk melakukan evaluasi.

Prelimenary survey: fakta yang masih harus diuji kebenarannya.

1. Penelitian Informal

Praktisi PR harus mengumpulkan fakta sebanyak-banyaknya terutama yang menyangkut opini dan sikap karyawan terhadap pekerjaan.

Digunakan untuk mengetahui masalah-masalah dalam perusahaan dan hubungan unsur-unsur lain di luar perusahaan.

Data lapangan. Data primer.

Penelitian ini dilakukan atas pertimbangan:

1. Anggaran PR yang belum memadai.
2. Mencegah timbulnya keresahan bila perusahaan melakukan pemeriksaan secara formal.

Teknik Riset Informal

·         Menyimpan dokumen/database.

·         Kontak utama. Opinion leaders dalam komunitas, industri atau organisasi.

·         Komite khusus. Kelompok penasihat.

·         Kelompok fokus. Sejumlah kecil orang yang memiliki karakteristik demografis yang berdekatan.

·         Pemantauan informal. Memonitor laporan berita, baik cetak, elektronik maupun internet. Pengecekan surat masuk, telepon dan laporan penjualan.

·         Internet, Perpustakaan, dan Sumber Database.

2. Penelitian Sekunder

Data yang telah dikumpulkan dan diolah oleh pihak ketiga.

Data-data yang dipublikasikan dan perpustakaan.

Praktisi PR harus membiasakan diri melakukan skimming atas berita-berita pokok dan membaca secara intensif artikel yang ada kaitannya dengan suatu lembaga.

3. Penelitian Formal

Biasanya menggunakan jasa riset dan perusahaan konsultan lain.

Wawancara mendalam; FGD atau penelitian statistik. Alasannya:

• Memerlukan keahlian profesional yang membutuhkan ketekunan dan pengalaman.
• Memerlukan obyektifitas.
• Menyita bayak waktu.

Teknik Riset Ilmiah/Formal

·         Analisis Isi. Menghitung verbal content dari pesan tertulis/lisan yang sudah ditranskripsikan. Kiping berita; chatroom; laporan tahunan dan publikasi lain dari pesaing.

·         Riset survei. Pengujian secara hati-hati dan terperinci terhadap pengetahuan, persepsi, sikap dan opini dari anggota masyarakat yang beragam. Data demografis dan data opini.

·         Riset Eksperimental.

1. Eksperimental laboratorium
2. Eksperimental lapangan

Perencanaan Program PR berdasarkan kepada Analisis Lingkungan Situasi dan Kondisi sebagai berikut:

(Cutlip, Center & Broom)

1. A searching look backward. Penelusuran masa lampau atau sejarah organisasi untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang terjadi.
2. A deep look inside. Penelaahan terhadap fakta-fakta dan pendapat yang dipertimbangkan dipandang dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi.
3. A wide look around. Melihat kecenderungan-kecenderungan yang ada pada berbagai aspek (politik, sosial dan ekonomi) di sekeliling kita serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang.
4. A long, long looks ahead. Jauh memandang ke depan. Tujuan dan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistik dan kemudahan dalam mencapai tujuan.

Pokok-Pokok Perencanaan PR

·         Rencana Strategis. Rencana jangka panjang. Dibuat oleh manajemen level atas. Memuat keputusan terkait dengan tujuan utama organisasi dan kebijakan dalam mengimplementasikannya. Memprediksi masa depan.

·         Rencana Taktis. Mengembangkan keputusan spesifik tentang apa yang akan dilakukan pada stiap level organisasi dalam rangka melaksanakan rencana strategis. Fokus perhatian dengan kejadian pada operasi harian suatu organisasi.

Tiga dasar hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil dengan baik:

·         Rencana Program harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen.

·         Rencana Program tersebut harus mempunyai tujuan.

·         Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Program tersebut.

Faktor Utama Rencana Program

·         Kegiatan yang akan dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR.

·         Perencanaan anggaran.

·         Perizinan dari pihak berwenang.

·         Strategi pelaksanaan suatu kegiatan.

·         Rapat/pertemuan periodik.

·         Perekrutan karyawan beserta job-description-nya.

·         Penyediaan sarana untuk hal-hal yang tak terduga.

MANAJEMEN ( Materi Bu Diva )

MANAJEMEN = MANAGE
( George R. Terry )

MEMIMPIN, MENANGANI, MENGATUR, MEMBIMBING

Sebuah proses yang khas & tdd tindakan-tindakan seperti perencanaan,pengorganisasian ,pengaktifan & pengawasan yg dilakukan u/ menentukan serta mencapai sasaran- sasaran yg telah ditetapkan melalui pemanfaatan SDM & sumber-sumber lainnya

DEFINISI PUBLIC RELATIONS

•      PR adalah usaha perencanaan untuk mempengaruhi pendapat menjadi karakter yang baik dan tanggung jawab pelaksanaan berdasarkan kepuasan komunikasi dua arah antar sesama. (Scott M. Cutlips and Allen H. Center)

•      Pelatihan PR direncanakan dan dilakukan usaha yang berkelanjutan dan tetap mendirikan dan mempertahankan kemauan yang baik dan pengertian satu sama lain diantara organisasi dan publiknya. (Diane Ackerman)

¢  Fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap public, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur individual dan organisasi yang punya kepentingan public, serta merencanakan dan melaksanakan program  aksi dalam rangka mendapatkan pemahaman dan penerimaan public. (Public Relations News)

¢  Public Relations adalah fungsi manajemen tertentu yang membantu membangun dan menjaga lini komunikasi, pemahaman bersama, penerimaan mutual dan kerja sama antara organisasi dan publiknya. (Rex.F.Harlow-1900-1976)

ü  PR melibatkan manajemen problem atau manajemen isu

ü  PR membantu manajemen agar tetap responsif dan mendapat informasi terkini tentang opini public

ü  PR mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan public

ü  PR membantu manajemen tetap mengikuti perubahan dan memanfaatkan perubahan secara efektif.(dalam hal ini, PR sebagai system peringatan dini untuk mengantisipasi arah perubahan (trends))

ü  PR menggunakan riset dan komunikasi yang sehat dan etis sebagai alat utamanya

TAHAPAN MANAJEMEN

ü  perencanaan  (planning )

ü  pengorganisasian  (organizing)

ü  penyusunan formasi (staffing)

ü  memimpin (leading)

ü  pengawasan (controlling)

PERAN PR DALAM MANAJEMEN SUATU ORGANISASI

—  mengevaluasi sikap / opini publik

—  mengidentifikasi kebijakan & prosedur organisasi/perusahaan dgn kepentingan publiknya

—  merencanakan & melaksanakan penggiatan aktifitas pr/humas

PERANAN PR DALAM SUATU ORGANISASI
(inward looking & outward looking)

•      penasehat ahli (expert prescriber)

•      fasilitator komunikasi (communication fasilitator)

•      fasilitator proses pemecahan masalah (problem solving process)

•      teknisi komunikasi ( communication technician)

(Mc Elreath – 1993)
MANAJEMEN PR /HUMAS  ;

¨  Penelitian, perencanaan dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi;mulai dari pertemuan kelompok kecil hingga berkaitan dengan konferensi pers internasional via satelit,dari pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multi media, dari menyelenggarakan acara open house hingga kampanye politik dari pengumuman pelayanan publik hingga menangani kasus manajemen krisis

H FAYOL;
KEGIATAN & SASARAN PR

•      membangun  identitas  /citra perusahaan

•      menghadapi  krisis

•      mempromosikan  aspek kemasyarakatan

•      mempromosikan  yg  menyangkut kepentingan  publik

•      mendukung kegiatan kampanye sosial anti merokok,obat2 an terlarang,dsb

KEMAMPUAN MANAGER PR

–        Harus memiliki karakter yg merupakan perpaduan seni dgn profesional yg baik dalam kemampuan manajerial,teknis, motivator, komunikator, perencanaan, pelaksanaan, dan hingga mengevaluasi program kerja dsb.

–        Creator, conseptor,mediator,problem solver

Definisi pr menurut world assembly of public relations association (1978)

•      Public relations adalah ilmu sosial yang menganalisa tren, memprediksi konsekuensi, memberi konsultasi pada pimpinan dan mengimplementasikan program aksi terencana yang melayani kepentingan organisasi dan public

Menganalisa kebutuhan komunikasi,

memberi advis manajemen,

merencanakan

mengimplementasikan program komunikasi

MANAGEMENT PUBLIC RELATIONS ( Materi Bu. Diana )

 Public Relations sebagai Alat Manajemen

Secara struktual humas merupakan bagian dari organisasi ini berarti  fungsi yang melekat pada manajemen perusahaaan Melakukan fungsi 2 arah antara lembaga dan publiknya peranannya turut menentukan sukses tidaknya Visi, Missi dan tujuan organisasi atau perusahaan

Peran strategis PR dalam Manajemen Organisasi

•       Mengevaluasi opini Publik

•       Mengindentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi untuk kepentingan publik

•       Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan .

•       Menciptakan dan mengembangkan persepsi baik bagi , organisasi , perusahaan, lembaga atau produknya  terhadap masyarakatyang mempunyai dampak positif  bagi masa depan perusahaan, lembaga, perusahaan dan produknya.

Manajemen Humas secara operasional

•       PR berfungsi melaksanakan

•       A . Penelitian untuk memperoleh data primer maupun sekunder. Penelitian bersifat opinion maupun riset motivasi yang tertuju pada jiwa manusia berkaitan dengan kebutuhan dan keinginanan .

•       B. Perncanaan  penyusunan suatau program acara , Agenda Setting program kerja humasberdasarkan fakta di lapangan 

C. Pengkoordinasian

•       Mengkoordinasi suatu Tim kerja dengan menentukan kerjasama dan keterlibatan bagian/devis lainnya dalam satu koordinasi tim yang solid sebagai upaya pencapaian tujuan perusahaan

•        D . Produksi : bentuk produksi yang dihasilkan oleh humas berupa produk publikasidan promosi upaya mendukung perluasan pemasaran produk yang berpengaruh pada operusahaan

E.Partisipasi  Khalayak /komunitas

Maksudnya partisipasi humas dalam melakukan suatu komunikasi timbal balik bagi kepentingan morganisasi juga publiknya misalnya dalam kegiata CSR.

F. Nasehat (Advisory)

    Diharapkan humas bisa memberikan sumbang saran kepada pimpinan berkenaan dengan penyesuaian kebijakan yang demi untuk kepentingan publik. 

G. Aktivitas/proses  Humas

•       a. Pencarian Fakta

•       b.perncanaan

•       c.Komunikasi

•       D.Evaluasi untuk mengukur efektvitas program

Definisi Management Public RelationsManajemen 

humas adalah proses penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh  oleh organisasi.^] Proses manajemen humas biasa dilakukan oleh seorang praktisi dalam kegiatan humas.Menurut Frank Jeffkins, humas merupakan segala sesuatu yang terdiri dari semua bentuk komunikasi berencana, baik ke dalam maupun ke luar, untuk mencapai tujuan khusus, yaitu pengertian bersama.

Manajemen Strategis dalam Humas

•       Strategi adalahpendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan dengan pelaksanaan gagasan , perencanaan dan eksekusi sebuah aktivitasdalam kurun waktu tertentu.

•       Taktik adalah cara mencapai tujuan ditingkat operasinal pelaksanaan yang mempunyai rentang tertentu.

Garis besar tahapan dan ruang lingkup manajemen humas

Tahapan dalam Proses PR

•       1.Menetukan Masalah

    Tahapan ini disebut juga disebut tahapan penelitian.yaitu mencari informasi , data yang menjadi pijakan dalam mengambil langkah selanjutnya .tahapan ini menjawab peratnyaan apa yang sedang terjadi

2.perencanaan (Planning)

•       Perencanaan dapat diartikan sebagi hal, cara atau hasil kerja merencanakan(berniat untuk melakukan sesuatu). Fungsi perencanaan meliputi kegiatan apa yang ingin dicapai, bagaimana mencapai, berapa lama, berapa orang yang diperlukan dan berapa jumlah biaya yang dibutuhkan. Dalam jangkauan waktunya perencanan dibagi menjadi tiga (3) tahapan yakni: 1). Perencanaan jangka pendek, 2). Perencanaan jangka menengah dan 3). Perencanaan jangka waktu panjang.

•       Perencanaan merupakan syarat mutlak bagi setiap kegiatan manajemen atau administrasi, tanpa perencanaan maka kegiatan atau pelaksanaan akan mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan. Jadi perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk melaksanakan dalam rangka mencapai tujuan. .

. Tahap Perencanaan dan penyusunan Program

Penyusunan program

•       Merumuskan tujuan  Program

•       Strategi Komunikasi pada tahapan ini menjaeab pertanyaan” apa yang harus dilakukan “

3. Aksi dan Komunikasi

•       Tahapan ini melaksanakan apa yang sudah pada langkah pertama untuk mencapai apa yang sudah dilaksakan.

•       Terkait dengan apa yang dilaksanakan ,

•       Kapan dilaksanakan

•       Dimana dan melibatkan siapa saja

•       Media apa yang digunakan 

•       Pada tahapan ini akan menjawab pertanyaan “bagaimana melaksanakannya ?

4. Evaluasi

•       Tahap ini merupakan langkah terakhir untuk mengetahuidan menilai apa yang sudah dilakuakan pakah sesuai dengan yang direncanakan ?

•       Kalau belum bisa diadakan penyesuaian .

•       Tahapan ini akan menjawab pertanyaan  “Apa yang sudah dilkukan?”

4 MODEL PUBLIC RELATION MENURUT GRUNT & HUNT

Menurut Grunig dan Hunt ada empat model Public relation yaitu Two way communication symetrical, Two way communication asymetrical, One way communication asymetrical, dan One way communication symetrical, contohnya yang sesuai dengan konteks Indonesia masing-masing sebagai berikut:

1. Two way communication symmetrical

Contohnya Lifeboy, karena di managemen Lifeboy melakukan komunikasi dua arah dengan masyarakat, instansi tersebut tidak menutup diri atas pertanyaan masyarakat atas semua hal tentang Lifeboy dan juga mereka melakukan riset bukan hanya untuk kepentingan perusahaan dalam meningkatkan jumlah pembelian masyarakat terhadap produk Lifeboy tetapi juga untuk kepentingan masyarakat dengan mengadakan program cuci tangan yang bertujuan untuk meningkatkan kesehatan masyarakat Indonesia.

2. Two way communication asymetrical

Contohnya pengantian minyak tanah ke gas yang dicanangkan pemerintah, di dalam program ini pemerintah melakukan komunikasi dua arah dan tidak menutup diri atas pertanyaan masyarakat juga komplainnya terhadap masalah bagaimana penggunaan kompor gas yang memang sebagian besar masyarakat masih sangat asing dalam menggunakan kompor gas dengan menerjunkan beberapa kelompok orang untuk mendatangi rumah-rumah dan memberikan pengarahan cara menggunakan kompor gas juga menerjunkan para teknisi untuk memperbaiki kompor gas yang rusak akibat kesalahan penggunaan kompor gas tersebut. Dan program ini tidak didahului dengan riset tentang penggunaan minyak tanah oleh masyarakat Indonesia, pemerintah tidak melihat kepentingan masyarakat hanya kepentingan pemerintah saja agar minyak di Indonesia tidak habis dan produksi gas bisa meningkat penjualannya.

3. One way communication asymetrical

Contohnya Adam air, saat terjadi kecelakan yang mengemparkan masyarakat Indonesia dengan menghilangnya pesawat dalam kecelakaan tersebut. Pihak Adam air seakan cuci tangan dan saling lempar kesana-kemari akan tanggung jawabnya kepada penumpang. Seluruh kantor Adam air juga tutup. Sehingga masyarakat hanya menebak-nebak saja apa yang terjadi di dalam managemen Adam air, tidak ada komunikasi dua arah antara Adam air dan masyarakat. Adam air juga tidak berusaha untuk meningkatkan hubungannya dengan masyarakat dengan membangun citra yang baik demi kelangsungan hidup perusahanan.

4. One way communication symetrical

Contohnya penyakit misteri di Magelang. Pemerintah memang menangapi penyakit misterius yang banyak menelan korban di daerah Magelang akan tetapi terlalu tergesa-gesa menanggapinya yang menyebutkan bahwa tempe gembus penyebabnya, tetapi hal itu dibantah oleh keluarga korban ataupun korban yang selamat. Pemerintah memang berupaya untuk meningkatakan hubungannya antara instansi dengan masyarakat agar pemerintah bisa membantu masyarakat untuk menemukan penyakit apa yang sebenarnya terjadi juga membantu menanganinya, tetapi respon dari masyarakat hingga kini tidak ditanggapi sehingga membuat komunkasi yang terjadi hanya satu arah.